Iniciamos este mes de noviembre una serie de cápsulas mensuales que voy a dedicar a ofrecer nociones básicas de contabilidad: desde cero, de forma simple y con ejemplos prácticos, especialmente dirigidos a personas sin conocimientos contables previos. El balance y la cuenta de explotación son dos herramientas contables que permiten conocer la situación económica y financiera de una empresa.
Por eso, voy a dedicar esta primera cápsula de nociones básicas de contabilidad a definir brevemente las características y utilidad del balance y la cuenta de explotación. Son herramientas contables que no solo indican cómo vamos, cuánto ganamos, quién nos debe y a quien debemos dinero; sino que también permiten identificar los riesgos (para prevenirlos), las áreas en las que la actividad va mejor y peor, así como las áreas en las que se puede mejorar. Todo ello nos ayudará a hacernos una idea de cómo va la marcha de la empresa.
BALANCE. El balance es una forma de ordenar todo lo que tiene valor en la empresa en un momento determinado. Por un lado, lo que tenemos, que se denomina Activo, y por otro lo que debemos que se le llama Pasivo y lo que han puesto los propietarios, que es el Patrimonio Neto. La primera regla que debe cumplir un balance es que
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO
De manera que, una primera manera de saber cuanto vale nuestra empresa (patrimonio neto) es calcular la diferencia entre el Activo y el Pasivo. En otras palabras, lo que tenemos, menos lo que debemos.
PATRIMONIO NETO = ACTIVO - PASIVO
Por ejemplo: Supongamos que compras una nave para realizar una actividad comercial. La nave (Activo) tiene un valor de 100.000 €. Para comprarla pides un préstamo (Pasivo) de 80.000 € y la empresa aporta 20.000 € (Patrimonio Neto). El balance tendría la siguiente representación:
Para tener una idea clara de la salud financiera de nuestra empresa, el balance debe venir acompañado de la variación que ha sufrido el Patrimonio Neto en un periodo; es decir, la empresa vale más ahora que antes (lo hemos hecho bien) y ha generado beneficio o, por el contrario, ha perdido valor.
El balance nos permite saber:
- Si podemos pagar todo lo que debemos; a corto plazo (antes de un año) y a largo plazo (a más de un año) lo que se conoce como solvencia y liquidez de la empresa.
- La rentabilidad de los recursos invertidos en la empresa, tanto propios como ajenos, mediante lo que se denomina el ROE (rentabilidad sobre el patrimonio neto) y el ROA (rentabilidad sobre el activo).
- Detectar riesgos en forma de desequilibrios o problemas en la gestión financiera de la empresa, como un exceso de endeudamiento, una falta de liquidez o una baja rotación de existencias.
- Comparar la situación de la empresa con la de otras empresas del mismo sector o con la media del mercado, para identificar fortalezas y debilidades.
CUENTA DE EXPLOTACIÓN. La cuenta de explotación recoge todos los ingresos y gastos que ha generado la empresa, así como el resultado económico de los mismos, que puede ser de beneficio o de pérdida. La cuenta de explotación nos permite saber si la empresa ha ganado o perdido dinero en un periodo de tiempo determinado (un año, un mes,.. ) como resultado de su actividad.
La cuenta de explotación se divide en distintas partes:
- El margen bruto, que es la diferencia entre el importe de las ventas y los costes en los que hemos incurrido.
- El margen de contribución, que es la diferencia entre el margen bruto y otros gastos que son debidos a la fabricación y a la comercialización de nuestros productos o servicios.
- Gastos de administración: en este apartado se incluyen los gastos del personal de administración, las amortizaciones o los gastos financieros.
- El resultado del ejercicio, que es la diferencia entre el Margen de contribución, los gastos de administración y las operaciones extraordinarias.
La cuenta de explotación nos permite:
- Conocer la rentabilidad de la actividad de la empresa, es decir, su capacidad para generar beneficios con los ingresos que obtiene por sus ventas o servicios.
- Evaluar la eficiencia de la gestión de la empresa, es decir, su capacidad para controlar los costes y optimizar los recursos que utiliza para su actividad.
- Detectar posibles desviaciones o problemas en la gestión de la empresa, como una caída de las ventas, un aumento de los costes o una pérdida de competitividad.
- Comparar la evolución de la empresa con la de otras empresas del mismo sector o con la media del mercado, para identificar oportunidades y amenazas.
El mes que viene seguiremos interpretando balance y cuenta de explotación. ¡Hasta la próxima cápsula!