¿Necesitas analizar grandes cantidades de datos de forma recurrente? ¿Tienes la sensación de que las conclusiones de tus análisis no son tan sólidas ni tan completas como quisieras? ¿No sabes cómo utilizar los datos para confirmar o refutar audits y propuestas? 

Tanto si se trata de información contable, de fabricación o de ventas, como si son datos relacionados con el área de recursos humanos o procedentes de encuestas de satisfacción, el análisis de los datos disponibles es un gran reto para las organizaciones. En este artículo encontrarás una metodología práctica y eficaz para organizar y analizar los datos con el objetivo de extraer conclusiones que te ayuden a tomar decisiones de negocio.

Se trata de un método de trabajo que te permite analizar un conjunto de datos de forma fiable y consistente. Si es un proceso que debes repetir a menudo, te ayudará además a ganar tiempo. Podrás perfeccionar el sistema a medida que lo vayas repitiendo, encontrando relaciones ocultas entre la información y siendo capaz de realizar interpretaciones que van mucho más allá de lo evidente. Todo ello aportará a las conclusiones del análisis mayor confianza y seguridad.

La metodología que te proponemos tienes tres pasos: 1) Organización de los datos; 2) Análisis de la información; y 3) Presentación del informe.

Hoy nos centraremos en el primer paso: la organización de los datos. Veremos cómo prepararlos para extraer toda la información implícita que contienen y que a menudo no se identifica a simple vista. En las próximas cápsulas enfocaremos en profundidad el análisis de la información y la presentación del informe.

La herramienta necesaria para analizar gran cantidad de información es la hoja de cálculo. Excel, o alguna de sus variantes como Power Pivot, Power Bi. Todas ellas se basan en las llamadas Tablas dinámicas que permiten gestionar gran cantidad de información, agrupándola y relacionándola en función de diferentes criterios.

Pensemos por ejemplo que el objetivo sea un análisis financiero-contable. Necesitaremos estructurar una metodología de análisis que nos permita obtener los resultados de la cuenta de explotación a partir del libro diario. Y que este cálculo se realice de forma rutinaria todos los meses. En paralelo podríamos realizar otro tipo de análisis, como por ejemplo sobre la gestión del riesgo de clientes o los niveles de endeudamiento, que se derivan de los mismos datos (el libro diario).

¿Cómo se hace?

Partiremos de un grupo de datos que guardaremos en un fichero Excel.

Paso previo: conservar la información original. Antes de nada, se procederá a guardar una copia de los datos -tal y como los recibimos- en un archivo que incluya como parte del nombre “DATOS”. Por ser Excel una herramienta que ofrece toda la información en pantalla y permite su fácil modificación, se corre el riesgo de adulterar los datos originales por descuido, y por este motivo es importante guardar la información tal y como se recibió en su día.

Estructuración de los datos. La hoja de cálculo se organiza por filas y columnas de información. Los hechos a analizar se centran en filas de datos, como por ejemplo (si seguimos con el caso del análisis financiero-contable) un asiento del libro diario. Es a lo que se le llama un registro. Cada uno de los datos que contiene un registro está en las diferentes columnas; es lo que se le llama CAMPO. Para dejarlo más claro, cada asiento contable estaría en dos filas o registros, el Debe y el Haber, y cada registro contiene, por columnas, los campos de fecha, numero de cuenta, nombre de la cuenta, concepto, importe del Haber o del Debe, etc.

Preparación de los datos. Para poder analizar los datos, hay que prepararlos previamente, realizando dos tipos de adaptaciones:

• CÁLCULOS. Necesarios para transformar los datos originales en otros que sí podamos analizar de forma conjunta. Por ejemplo, y siguiendo con el caso del análisis financiero-contable, si tenemos contabilidades con distintas divisas, tendremos que transformar todos los valores a una misma moneda. Estos cálculos se realizan mediante operaciones matemáticas corrientes y que son muy fáciles de ejecutar con Excel. Descargar Manual Fórmulas y Funciones en EXCEL.
• TIPIFICACIÓN. Los datos aportan poca información de forma individual, por lo tanto, tendremos que agruparlos en función de diferentes criterios y subcriterios, que serán los mismos por los que nos interesa analizarlos. Por ejemplo, si seguimos pensando en el análisis financiero-contable, para analizar el resultado, agruparíamos las ventas por una parte y los gastos por otra, realizando nuevas agrupaciones dentro de cada una de estas categorías. Por ejemplo, las ventas por línea de producto; o los gastos por el tipo de gasto. Podríamos, además, hacer una nueva agrupación que tenga en cuenta el proveedor o el cliente que ha generado cada uno de esos gastos o ventas. Otra agrupación que será útil es la que permite ver la evolución de ventas y gastos en el tiempo, para poder compararlas con periodos anteriores o hacer previsiones de gasto o ingreso. Así pues, otro criterio de tipificación es el tiempo, para poder ver y comparar la información por años, meses, o incluso semanas. Para la tipificación se utilizan funciones propias de Excel como BurcarV, Año, mes, Num.de.semana, etc.

El proceso de preparación de los datos, especialmente la tipificación, se va mejorando con el análisis ya que, en función de las primeras interpretaciones, descubriremos la necesidad de realizar unas agrupaciones u otras. Este aprendizaje implícito nos ayudará a ser más eficientes en futuros análisis.

Una vez realizadas todas estas tareas, nuestros datos ya están preparados para su análisis, lo cual abordaremos en la próxima cápsula.