Una decisión de calidad es aquella que favorece la consecución del objetivo, y lo hace incidiendo en los problemas originales, es decir, cambiando las circunstancias que están provocando efectos indeseados. Las decisiones de calidad suelen ser fáciles de aplicar y su impacto se puede medir en términos de beneficios, satisfacción de clientes, trabajadores o propietarios…
Cuando se trata de tomar decisiones en equipo, el riesgo de invertir demasiado tiempo en analizar planteamientos inconexos o interesados, en llegar a conclusiones equivocadas por falta de información relevante, o en adoptar acuerdos que no solucionarán el problema, es muy alto. Para evitarlo, en especial si eres quien debe liderar la reunión, a continuación proponemos 4 claves que favorecen que las decisiones tomadas en grupo sean de calidad.
1. Entender el problema: para ello, hay que cumplir las siguientes condiciones o cubrir estas importantes etapas:
- Escuchar sin juzgar
- Que hablen todos (pero poco tiempo, sólo para expresar su visión de la situación)
- Intentar encajar todo lo que aparece sin rechazar nada
- Decidir si falta información (y si es el caso, buscarla)
2. Comprehender: Hacer propio el problema, que todos los participantes lo hagan suyo. Más que entender, que todos «sientan» cómo afecta a los demás.
3. Aclarar las dudas: Hacer preguntas abiertas, que no contengan o induzcan la respuesta.
4. Consensuar: Hay que llegar a una interpretación en la que todos estén de acuerdo y en la que no quede nada sin explicar o encajar.
Previo a la reunión…
Además, y para que el tiempo invertido en la reunión sea el mínimo necesario y para que la dinámica sea lo más eficiente posible, es muy recomendable plantear anteriormente tanto el problema como el objetivo buscado, y conceder un tiempo razonable para la reflexión individual.
Otros consejos
Por último, enumeramos unos consejos que te ayudarán a desarrollar las reuniones de toma de decisiones de forma eficaz:
Abrir una ronda rápida en la que cada participante exponga su punto de vista, de una forma breve y centrándose en lo que considere más relevante, dándole un tiempo limitado. Es vital en esta etapa no juzgar, simplemente ir sumando puntos de vista.
Re-definir el objetivo, lo que se quiere conseguir o solucionar y las características o propiedades que deben cumplir las propuestas de solución para que se admitirán como correctas por todo el grupo.
Establecer lo que no se admitirá durante el planteamiento o análisis.
Si el problema es complejo, se puede dar una puntuación o ponderación a cada criterio relacionado con el fin de poder encontrar diferencias entre propuestas. Ayudará mucho poder disponer de un lienzo donde ir colocando los diferentes criterios para poder realizar una especie de mapa de la situación, pudiendo utilizar colores diferentes si se desea diferenciar niveles de análisis (individuales, grupales, sociales, tecnológicos, etc).
Una vez todos los datos del análisis están en el lienzo, y se ha definido las características que debe de cumplir la solución, se hace más fácil la participación en equipo. Se pueden crear grupos para considerar diferentes análisis o propuestas
Al final del proceso, será necesario ponderar cada una de las diferentes soluciones