Representación gráfica del balance de situación con Excel

Los gráficos de Excel son una herramienta muy adecuada para representar el balance de situación de una empresa de forma fácil y visual. Puede parecer un poco laborioso, pero una vez creada la metodología, representar cualquier situación financiera se convierte en una tarea sencilla y automática.

Con el objetivo de facilitar la comprensión, partiremos de un balance sencillo.

Es un balance de situación ordenado de la forma habitual, en la que el activo se estructura de menos realizable (Activo no corriente o inmovilizado) a más realizable (tesorería) y el pasivo de menos exigible (Financiación básica o Capital propio) a más exigible (Pasivo corriente o deudas a corto plazo).

Para conseguir ese mismo efecto en la representación gráfica, el rango de datos al que se refiere el gráfico debe estar ordenado en sentido inverso, es decir tal y como se muestra en la siguiente tabla.


Empezaremos a preparar los datos del activo. El primer paso es calcular el % que supone cada concepto respecto del total del Activo, añadiendo una columna y realizando el cálculo tal y como se muestra en la siguiente imagen.

Para crear el gráfico, seleccionamos los valores porcentuales recogidos en la columna B, en concreto, el rango B3:B7. Utilizaremos el tipo de gráfico denominado de barras 100% apiladas. En la cinta de opciones del Menú Superior, seleccionamos Insertar, y en el área de Gráficos recomendados escogeremos el gráfico de columnas o de barras.

En la ventana emergente que aparece a continuación, escogemos columnas 100% apiladas.


Seguidamente, en la opción diseño de gráfico/ datos escogemos cambiar filas/columna.

De manera que el gráfico tiene un aspecto como el que se muestra a continuación.

Para añadir el valor de cada segmento, en la cinta de opciones escogemos Agregar elementos de gráfico - etiquetas de datos con la opción centrada.

De manera que el gráfico tendrá el siguiente aspecto, en el que ya indicamos el % de cada masa patrimonial.

Ahora podemos eliminar aquellas partes del gráfico que no son necesarias, como el título, leyenda del eje horizontal y vertical y líneas de trazado. Para ello, basta con colocar el cursor sobre cada elemento y activar suprimir. Obtendremos una imagen como esta:


Para hacer más visibles los valores, haz clic sobre uno de los valores, por ejemplo, el correspondiente al Activo no Corriente de 33.5%; ahora haz clic con la derecha y en el menú contextual y escoge formato de etiqueta de datos.

Aparece el siguiente menú contextual de formato de etiqueta. En opciones de etiqueta seleccionamos Valor de las celdas.

La secuencia que bien a continuación hay que repetirla para cada valor de la tabla.

En la ventana emergente que aparece seleccionaremos la celda A7 que es donde se encuentra el Inmovilizado.

De manera que el área destinada al Inmovilizado se ve representada por Tesorería; 33.5%

Para hacer más visible el texto, vamos a Opciones de texto - Relleno de texto y seleccionamos el color blanco. Por último, podemos aumentar el tamaño del texto en la barra de opciones, en Inicio – fuentes y aumentar el tamaño a 12. También puedes ajustar la ventana del texto para que quede centrado en una línea.

Por último, selecciona el área de color que representa dicho valor y el menú contextual cambiará a formato de la serie de datos. En opciones de la serie escoge rellenar i selecciona el color más adecuado. Te recomiendo que utilices dos colores, uno para el Activo no circulante, en mi caso el fucsia, y otro para el Activo corriente, en mi caso tonos grises.

Sigue los pasos para cada valor y obtendrás la representación del activo como se muestra en la figura

Repite los pasos para un nuevo gráfico con los datos del pasivo y obtendrás el siguiente gráfico.

Para superponer este gráfico encima del anterior, tenemos que hacer que el fondo sea transparente, para ello haz clic en la zona blanca para que aparezca el menú de formato del área del gráfico, selecciona opciones de gráfico y en relleno escoge sin relleno y en línea escoge sin línea

Ahora ya puedes superponer un gráfico con el otro para que te quede como el de la figura.

De esta forma, cualquier valor que modifiques en la tabla de datos veras como la presentación se ajusta automáticamente.

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