Las empresas se organizan con el objetivo de dar estabilidad a aquellas tareas que son la clave para el negocio que desarrollan.
Esas “tareas clave” se categorizan en función de dos criterios: "mejor manera de hacer" y "mejor momento de hacer". Por ejemplo hay una mejor manera de montar los componentes de un ordenador, mientras que no hay una mejor manera de defender una persona en un juicio. Por ejemplo hay un mejor momento para fabricar la ropa de temporada, mientras que no hay un mejor momento para atender a los clientes que se presentan en una sucursal del banco.
En base a este criterio de mejor momento-mejor manera, las empresas se organizan de cuatro formas diferentes:
Rutina: Cuando hay una mejor manera y no hay un mejor momento. Son los típicos trabajos de administración o de atención al usuario.
Proceso: Cuando hay una mejor manera y un mejor momento. Son los típicos procesos fabriles, fabricar coches, alimentos, etc.
Artesanal: Cuando no hay una mejor manera ni un mejor momento. Como defender en un juicio, a curar un enfermo, etc.
Equipo: Cuando hay un mejor momento pero no una mejor manera. Son trabajos que no se han realizado antes, como descubrir una nueva vacuna.
Cada tipo de organización impone condicionantes sobre la forma de hacer, decidir, reclutar, promocionar, comprar y vender.
Por ejemplo, en las organizaciones de Proceso, que son la mayoría, los gestores deben organizar la empresa para encontrar el mejor momento y mejor manera de hacer. Este tipo de organizaciones mejorar si:
- La toma de decisiones se centralizada en la dirección.
- Se recluta por conocimientos reglados.
- Los cargos de responsabilidad se cubren en el exterior y raramente por promoción interna. Los que quieren promocionarse lo hacen más rápido cambiando de empresa
- Las compras se realizan según una estricta planificación y siguiendo unos protocolos con normas y niveles de calidad estandarizados
- Las ventas se ajustan según la ley de la oferta y la demanda.
Ninguna empresa se incluye totalmente en una de las categorías mencionadas. Puede suceder que una parte de la empresa se organice por Proceso (fabricación), mientras que otra se organice por Rutina (administración) y otra responda al modelo Artesanal (Innovación). Lo importante es tener claro a qué tipo de organización pertenece cada área y actuar en consecuencia.