Resumir información con tablas dinámicas de Excel (tutorial)

Este tutorial detalla los pasos a seguir para resumir la información de un conjunto de datos con las tablas dinámicas de Excel. Se trata de un método sencillo y rápido que permite ahorrar tiempo de preparación de datos para destinarlo al análisis de la información. 

El tutorial toma como ejemplo las ventas de una empresa del sector retail, que a partir de los datos de ventas mensuales de cada una de las tiendas, quiere conocer su evolución de forma agregada para cada zona comercial, tal y como se muestra en la tabla dinámica.

En primer lugar, se accede a la hoja donde están los datos, para delimitar la zona que contiene información y transformarla en lo que Excel denomina una tabla de datos. Para ello, nos colocamos en cualquier celda que contenga datos y activamos Ctrl+T (que es la instrucción para crear una tabla de datos). La ventana emergente nos sugiere que los datos tienen encabezado. Aceptamos y ahora los datos se muestran con el nuevo aspecto de tabla de datos. Si vamos a diseño de tabla – propiedades, Podemos nombrar la tabla con el nombre Datos.

Seguidamente, crearemos la tabla dinámica. Seguimos dentro de la tabla de datos y vamos a insertar / Tabla dinámica.

Seleccionamos y nos aparece una ventana contextual que nos propone:
- Primero, calcular los valores de la tabla Datos.
- Y segundo, que la tabla se ubique en una hoja distinta a la de los datos.

Aceptamos y, en una nueva hoja aparece:
- A la izquierda, un recuadro que nos indica donde se ubicará la tabla dinámica.
- Y a la derecha, la relación de campos de la tabla de datos y el esquema de la tabla dinámica, donde colocaremos los diferentes campos de la tabla.

En la parte inferior derecha del esquema colocaremos el campo a agregar, que en este caso es la suma de las ventas reales; para ello, clicamos sobre el campo ventas reales y lo arrastramos a la esquina inferior derecha.
En la esquina inferior izquierda, colocaremos el campo que queremos ver por filas, que en este caso es el campo zona.
En la esquina superior derecha, colocaremos el campo que queremos ver por columnas, en este caso es el campo mes.
Y por último, en la esquina superior izquierda, colocaremos el campo que queremos que actúe como filtro, y que en este caso es el campo año.

Conforme hemos ido colocando los diferentes campos en el esquema, la tabla se ha ido actualizando con la información correspondiente, para, al final, mostrar la evolución de las ventas por zona comercial y mes, que es lo que queríamos conseguir.

Espero que la información te haya parecido útil y fácil de aplicar y recuerda que si te interesa este tipo de información, puedes suscribirte a mi canal de YouTube donde iré colgando más tutoriales.

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