Con esta tercera cápsula completamos la serie dedicada a la gestión de las 3Rs: Rentabilidad, Riesgo y Recursos. Se trata de centrar la gestión del negocio en estos indicadores clave que nos permiten simplificar la definición de la estrategia, al tiempo que facilitan la toma de decisiones y enfocan el esfuerzo en la mejora de los procesos.
Este mes le toca el turno a los Recursos.
Una vez que hemos optimizado la rentabilidad -gestionando adecuadamente las variables que influyen en este indicador para ganar más-, y hemos ajustado los riesgos del negocio, llega el momento de centrarnos en la mejora del uso que hacemos de los recursos.
Esta mejora se conoce como “mejora de procesos” o Sistema LEAN. Se trata de una metodología innovadora que persigue la optimización de los procesos de la empresa -ya sean de gestión o productivos- bajo la perspectiva de utilizar la menor cantidad de recursos; entendiendo por recursos inversión, tiempo y esfuerzo. Aplicando esta metodología, cualquier proceso se convierte en más eficiente.
Las claves del éxito de la metodología LEAN.
Cuando introducimos por primera vez la metodología LEAN, y con el objetivo de motivar al equipo a apoyar y fomentar la implantación del nuevo sistema, lo más importante es conseguir logros rápidos que transformen el resultado de forma que las personas perciban claramente su valor. Este será el mejor aprendizaje y la mejor motivación para que, tras unos meses, toda la empresa adopte la filosofía LEAN para acometer mejoras más profundas, con la premisa general de hacer los procesos más fáciles, más baratos y más rápidos (que antes).
Esta metodología tiene como objetivo principal perseguir la satisfacción del cliente empleando para ello la menor cantidad de recursos posible y reduciendo al máximo los desperdicios. Es decir, el objetivo es "hacer las cosas lo mejor posible" y para ello puede seguirse el camino del auto-aprendizaje o recurrir a ayuda experta para avanzar más rápido.
Hacer las cosas bien (lo mejor posible) implica:
- Identificar aquello que valora el cliente de nuestro producto o servicio y redefinir los procesos desde este punto de vista. Es lo que se conoce como definir la propuesta de valor.
- Identificar las etapas de nuestro proceso en las que añadimos valor a nuestro producto o servicio y eliminar o reducir el resto del proceso al mínimo imprescindible. Es lo que se conoce como optimizar el flujo de valor.
- Eliminar todo lo que no añade valor o es un impedimento. A lo que se conoce como reducir los desperdicios. Básicamente existen tres tipos de desperdicio que son, MUDA (aquellos relacionados con la utilización de recursos que no aporta valor añadido), MURI (relacionados con la sobrecarga o exceso de trabajos y procesos innecesarios) y MURA (desnivelado).
Una buena manera de implementar la metodología lean es empezar por estos 3 puntos sin pretender alcanzar la perfección desde el primer momento. Es más efectivo aprender con la experiencia: a andar se aprende andando.